障害福祉「欠席時対応加算」の記録例と要件！支給量は減る？他施設との調整は？現役サビ管が完全解説

障害福祉の「欠席時対応加算」とは？要件と単位数をサクッと確認

急な欠席連絡。スタッフの配置も済んでいるし、おやつや教材も用意している。あーあ、とため息をつきたくなる瞬間です。私たち現場の人間にとって、直前のキャンセルは運営的にも精神的にもダメージが大きいですよね。

しかし、この欠席時対応加算は、単なるキャンセル料ではありません。急な事態に見舞われた利用者やご家族に対し、専門職として適切な相談援助を行ったことを評価する大切な報酬です。

まずは、この加算の基本となる単位数と、絶対に外せない算定要件を確認していきましょう。ここを曖昧にしたまま請求すると、実地指導で返還対象になりかねませんので、しっかり押さえておきます。

対象となるサービスと単位数

ほとんどの通所系サービスで算定が可能ですが、今回は放課後等デイサービスや児童発達支援、就労継続支援B型などを中心に解説します。

もし定員10名の事業所で、月に20回の急な欠席があったとしましょう。この加算を適切に算定できれば月額約2万円、年間では24万円もの差が生まれます。
この資金があれば、子どもたちの新しい教材を買ったり、職員へ還元したりすることも可能です。

算定するための3つの絶対条件

厚生労働省の報酬告示や留意事項通知に基づき、算定には以下の3つの条件がすべて揃っている必要があります。一つでも欠ければ算定できません。

月4回までの回数制限

この加算は無制限に取れるわけではありません。以下のルールがあります。

【コピペOK】実地指導で返還させない！欠席時対応加算の「記録」書式＆文例集

実地指導で調査官が真っ先に見るのは、加算の算定根拠となる記録です。「電話を受けただけ」の事務連絡では、残念ながら報酬は認められません。

そこで、「絶対に指摘されない記録フォーマット」と、状況別の具体的な文例を用意しました。

記録に残すべき必須項目7選

支援記録（業務日誌）には、最低限以下の7つの項目が網羅されている必要があります。

【保存版】そのまま使える記録シートのひな形

エクセル等で管理する場合、以下のような枠を作っておくと記入漏れが防げます。このまま印刷して手書き用シートとしても使えます。

【ケース別】記入例（見本）

上記のフォーマットに実際に記入した例です。新人職員さんへの指導用として参考にしてください。

ケース1：発熱・体調不良（最も多いパターン）

ケース2：メンタル不調・行き渋り（放デイなどで多い）

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支給量は減る？他事業所と被ったら？現場の「潜在的疑問」を全解決

ここからは、教科書的なマニュアルにはあまり詳しく書かれていないけれど、現場では頻繁に直面する疑問についてお答えします。

保護者への説明や、他事業所との調整で迷わないよう、私が実際に現場で判断している基準をQ&A形式でまとめました。

Q1. 欠席時対応加算を使うと、受給者証の「支給日数」は消化されるの？

これは保護者の方が一番心配されるポイントです。「休んだのに日数を使われてしまったら、行きたい日に行けなくなるのでは？」と不安になられることがあります。

安心してください。欠席時対応加算は、あくまで「加算」であり、サービスの「利用日数」にはカウントされません。

例えば、月に10日の支給決定を受けているお子さんがいたとします。
その月、実際に10回利用して、さらに別に1回急な欠席があった場合でも、その欠席分に対して加算を算定することは可能です。利用日数10日 ＋ 欠席加算1回 という請求になります。

Q2. 同日に「他事業所」を利用していた場合は？

これは請求事務でのミスナンバーワンです。特に複数の事業所を併用しているお子さんの場合に注意が必要です。

例えば、A事業所（放デイ）を利用予定だったけれど、急遽キャンセルして、その日にB事業所（放デイや日中一時など）を利用したというケースです。

障害福祉サービスのルールでは、原則として「実際にサービス提供を行った実績」が優先されます。そのため、同じ日にどこかの事業所を利用している事実があれば、キャンセルされた側の事業所は欠席時対応加算を請求することはできません。

後で「知らなかった」とならないよう、他事業所と併用している利用者の場合は、月末の実績確認の際に「あの日、そちらを利用されましたか？」と確認連携を取るのが確実です。

Q3. 同日に「病院（医療機関）」を受診した場合は？

体調不良で欠席する場合、その足で病院に行くことはよくありますよね。医療機関の受診は障害福祉サービスではないため、同日であっても問題なく算定できます。

むしろ、記録の中に「午前中に小児科を受診し、インフルエンザA型の診断を受けた」といった具体的な受診内容が書かれていると、欠席理由の正当性がより強固になります。

受診結果を聞き取ることも大切な「相談援助」の一つですので、積極的に確認して記録に残しましょう。

【上級編】知らないと損する！？現場の裏話＆注意点

ここまで読んでいただいた勉強熱心なあなたにだけ、さらに一歩踏み込んだ「現場のリアル」をお伝えします。

マニュアルには詳しく書いていないけれど、知っておかないと後で困る「台風時の対応」や「LINE連絡の落とし穴」についてです。

実は…「台風・大雪」の時は判断が分かれます

台風や大雪の予報が出ている時、加算が取れるケースと取れないケースがあるのをご存知でしょうか。ポイントは「誰が休むと決めたか」です。

この違いは非常に大きいです。事業所を開けて待機していたのに、結果的に全員キャンセルになった…という場合は、全員分の加算算定の可能性があります（もちろん要件を満たせばですが）。

便利だけど危険？「LINE・メール連絡」の落とし穴

最近はLINEで欠席連絡を受ける事業所も増えていますよね。便利ですが、ここに大きな落とし穴があります。

「既読スルー」や「スタンプ1個」では、相談援助とみなされない可能性が高いのです。

実地指導の際、連絡手段がLINEである場合は、そのトーク履歴の提示を求められることもあります。「了解スタンプ」だけで終わらせないよう、職員間で周知徹底しましょう。

上限管理事業所としての「ここだけの話」

あなたが上限管理を行っている場合、他事業所から「欠席時対応加算」の請求が上がってくることがあります。

この時、「利用者負担額」はどうなると思いますか？

実は、欠席時対応加算も「総費用額」に含まれるため、原則として利用者負担（1割負担）が発生します。
ただし、その利用者がすでに「負担上限月額（例：4,600円）」に達している場合、利用者の支払いは実質0円になります。

「休んだのにお金がかかるの？」とクレームになりそうな場合でも、上限額に達しているご家庭であれば、「今月は上限まで利用されているので、この加算による追加のお支払いはありません」と説明できれば、スムーズに納得していただけることが多いです。

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【サビ管解説】障害者施設の採用時研修、全部まとめてやってない？実地指導で泣かないための「鉄壁」マニュアル

「休みなのにお金がかかるの？」保護者トラブルを防ぐ伝え方

管理者や請求担当者が一番頭を悩ませるのが、この「保護者への説明」ではないでしょうか。

「利用していないのにお金を払うなんて納得できない」
そう言われてしまうと、心が折れそうになりますよね。しかし、伝え方ひとつで保護者の反応は劇的に変わります。

鉄則：契約時の「重要事項説明書」で握っておく

トラブルの9割は「聞いていなかった」から始まります。契約の際、重要事項説明書の加算一覧を読み上げるだけでなく、必ず以下のニュアンスを付け加えてください。

ここで「キャンセル料です」と言い切るのではなく、「スタッフを確保している費用」であり「電話相談への対価」であることを伝えておくのがポイントです。

「ペナルティ」ではなく「安心料」に変える魔法の言葉

実際に請求が発生した月、保護者の方にどう伝えるか。私はいつもこう伝えています。

「罰金」や「キャンセル料」という言葉は使わず、「安否確認」と「支援の継続」を強調します。

「お休みの日も、〇〇君の体調が心配で電話させていただきました。この加算は、来所できなくても私たちがサポート体制を整えていた証であり、〇〇君の安全を見守るための費用なんです」

こう誠実に伝えることで、「休んだのにお金を取られた」ではなく、「休んでいる間も気にかけてくれた」という信頼に変わります。

まとめ：正しい知識で「経営」と「支援」を守ろう

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

欠席時対応加算について、網羅的に解説してきました。最後に要点を振り返りましょう。

この加算は、事業所の経営を安定させるための権利であると同時に、利用者が来所できない時こそ専門職としての力を発揮するチャンスでもあります。

「たかが1,000円」とあなどらず、丁寧な記録と温かい対応を積み重ねてください。
その積み重ねが、実地指導で指摘されない強固な体制を作り、何より保護者からの深い信頼に繋がっていくはずです。

日々の業務、本当にお疲れ様です。この記事があなたの事業所の助けになれば、同じ福祉職としてこんなに嬉しいことはありません。

室長：ユイン

介護福祉士・保育士・サビ菅

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【福祉現場の「最前線」を知る専門家】

■ 実績
・国家資格：介護福祉士 / 保育士/３級FP
・資格：サービス管理責任者/実務者研修教員講習会修了
・支援経験：障害支援事業
・施設長・管理者経験：共同生活援助（グループホーム）/放課後等デイサービス
・支援歴：10 年以上。管理職は20代後半から経験。講師として実務者研修、強度行動障害研修の講師資格もあり。

■ なにができる人？
「制度が難しくて分からない」
「親なきあとのお金が心配」
そんな障害のある子を持つご家族の悩みを、「現場の裏側（サビ管）」と「生活防衛（FP/大家族父）」の2つの視点で解決します。

■ 運営者の正体
4人の子供（6人家族）を養う現役の福祉職パパ。
給料が低いと言われる業界でも、「制度知識」×「家計戦略」で資産形成は可能です。

机上の空論ではない、泥臭い「生存戦略」を公開中。